เทคนิคการยืมเงินโครงการ/กิจกรรม

เจ้าของความรู้  นางสาวพิมพ์ชนก ฝั้นสืบ 

ตำแหน่ง เจ้าพนักงานการเงินและบัญชีปฏิบัติงาน

          หมายเลขโทรศัพท์  089-2663658 

          ที่ติดต่อ  ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนลำปาง

                   ในปีงบประมาณ 2558 กองคลังได้มีการส่งหลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงิน การคลัง และการพัสดุ  สำหรับหน่วยงานส่วนกลาง หรือหน่วยงานที่เบิกงบประมาณจากส่วนกลาง กรมการพัฒนาชุมชน พ.ศ. 2558 เพื่อให้หน่วยงานสามารถนำไปปฏิบัติ ให้ถูกต้องตามระเบียบ ข้าพเจ้าทำหน้าที่รับผิดชอบด้านการเงินการบัญชีของศูนย์ฯ มีวิธีปฏิบัติ/คำแนะนำในการยืมเงินโครงการ/กิจกรรม ดังนี้

                        ขั้นตอน/วิธีการ

            1.       การยืมเงินราชการ (เงินโครงการ/กิจกรรม) ผู้ยืมเงินจะต้องส่งสัญญายืมเงิน ล่วงหน้า 
                 ไม่น้อยกว่า 7 วัน ทำการ และบันทึกการยืมเงินราชการ (โครงการ/กิจกรรม)

            2.       เอกสารการยืมเงิน ประกอบด้วย

1.       สัญญายืมเงิน 2 ฉบับ

2.       สำเนาหนังสือการอนุมัติโครงการ พร้อมรับรองสำเนาถูกต้องทุกฉบับ

3.       สำเนาการอนุมัติให้ดำเนินตามโครงการ พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง รายละเอียดประกอบ

-          ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม หรือ ประชุม หรือ สัมมนา

-          ตารางการฝึกอบรม/กำหนดการดำเนินงาน

-          บัญชีรายชื่อเจ้าหน้าที่โครงการ

4.       ประมาณการค่าใช้จ่าย 2 ฉบับ และให้ผู้ยืมเงินลงนามกำกับ 1 คน

5.       กรณีไปราชการและมีความจำเป็นต้องใช้รถยนต์ราชการเป็นพาหนะ ให้ขออนุมัติใช้รถยนต์ราชการ พร้อมพนักงานขับรถยนต์ โดยเบิกค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและค่าผ่านทางด่วนพิเศษเท่าที่จำเป็นและประหยัด

             3.       ตรวจสอบเอกสารการยืมเงิน และ เสนอเอกสารการยืมเงินให้ หัวหน้างานอำนวยการ 
                    และผู้อำนวยการฯ เพื่อทำการอนุมัติ ตามลำดับ

             4.       บันทึกการเบิกจ่าย(ยืมเงิน)ในระบบ GFMIS (ขอเบิก 02)

             5.       เสนอเอกสารการวางเบิกการยืมเงิน ให้หัวหน้างานอำนวยการ (อม.01) และ 
                 ผู้อำนวยการฯ ทำการอนุมัติ (อม.02) ตามลำดับ

             6.       เมื่อเงินยืมอนุมัติแล้ว จึงทำการสั่งจ่ายเช็ค ให้กับผู้ยืมเงิน

             7.       บันทึกการจ่ายเงิน ในระบบ GFMIS (ขจ.05)

             8.       การคืนเงินยืมราชการ

       ผู้ยืมส่งเอกสารการชดใช้เงินยืม ภายใน 30 วัน นับจากวันที่ได้รับเงิน ดังนี้

-          บันทึกการส่งชดใช้เงินยืม

-          ใบสำคัญการรับเงินค่าวิทยากร

-          ใบเสร็จรับเงิน/ใบสำคัญรับเงินค่าอาหารและอาหารว่าง

-          แบบค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ แบบ 8708 และ บก.111

-          ใบสำคัญรับเงินบุคลภายนอก พร้อมลงลายมือชื่อ

-          แบบรับรายงานตัว พร้อมลงลายมือชื่อ

-          รายชื่อเจ้าหน้าที่ โครงการ พร้อมลงลายมือชื่อ

              9.       ตรวจสอบเอกสารการชดใช้เงินยืม และ เสนอเอกสารหลักฐานการชดใช้เงินยืม ให้หัวหน้างาน

                     อำนวยการ และ ผู้อำนวยการฯ ในการพิจารณาอนุมัติ ตามลำดับ

              10.   บันทึกการชดใช้เงินยืม (G1) ในระบบ GFMIS

                    กรณี ส่งหลักฐานการชดใช้เงินยืม เท่ากับ เงินที่ยืม สามารถบันทึก (G1) ล้างลูกหนี้เงินยืมได้ทันที

                    กรณี  ส่งหลักฐานการชดใช้เงินยืม น้อยกว่า เงินที่ยืม และ มีเงินสดคงเหลือ จะต้อง บันทึก (G1)                             เท่ากับเอกสารที่ส่งชดใช้เงินยืม และนำเงินสดฝากธนาคารโดยการ (เบิกเกินส่งคืน) และ                                 บันทึกในระบบ GFMIS และทำการล้างลูกหนี้เงินยืม

              11.   เสนอเอการการบันทึกการล้างลูกหนี้เงินยืมในระบบ GFMIS ให้ผู้อำนวยการฯลงลายมือชื่อ

1            12.   ตรวจสอบเอกสาร และจัดเก็บเอกสาร

                             เทคนิค/กลเม็ดเคล็ดลับ

              1.       ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการ เมื่อได้รับการจัดสรรงบประมาณ

              2.       ก่อนทำการเบิกจ่าย เช่น รายละเอียดค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน

              3.       การยืมเงิน ตั้งแต่ 100,000 บาทขึ้นไป ต้องมีผู้ยืม ตั้งแต่ 2 คน ระดับ ชำนาญงาน/ปฏิบัติการขึ้นไป

                            ผลที่ได้จากการปฏิบัติ

                 1.       การปฏิบัติงานมีความถูกต้อง รวดเร็ว และ ผู้ยืมเงิน ได้รับเงินตามกำหนด

                 2.       สามารถนำเงินงบประมาณที่ยืมไปใช้ทันตามวัตถุประสงค์

                           ปัจจัยแห่งความสำเร็จ

                  1.       การวางแผน เกี่ยวกับขั้นตอนกระบวนการยืมเงิน ให้สอดคล้องกับระยะเวลาการฝึกอบรม

                  2.       การประสานงาน กับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ ให้เข้าใจตรงกัน

                           ข้อเสนอแนะ/ข้อพึงระวัง

                   1.       การฝึกอบรมต้องมีระยะเวลาที่แน่นอน (ไม่เช่นนั้นอาจส่งผลกระทบต่อการระยะเวลาการยืมเงิน)

                   2.       ต้องตรวจสอบรายละเอียดค่าใช้จ่าย และ จำนวนเงิน ให้ถูกต้อง