องค์กรต่างๆ มีวิธีการเก็บรวบรวมผลการทำงาน หรือบทเรียนจากการทำงานเป็นส่วนหนึ่งของติดตามประเมินผลโครงการ บ่อยครั้งผลหรือบทเรียนการทำงานเหล่านั้น ไม่ได้ถูกเอามาใช้ประโยชน์ แต่เป็นแค่กองกระดาษ เก็บไว้บนชั้นจนฝุ่นเกาะ หรือแค่เก็บไว้เป็นแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ ..
จะเป็นการดีมากหากจะมีใครสักคน...นำเอกสารบทเรียนเหล่านั้น มาพิจารณาศึกษาอย่างถี่ถ้วนอีก เพื่อสรุป หรือค้นหาประเด็น สาระสำคัญ (key point)เป็นองค์ความรู้ใหม่อีกรอบ หากองค์กรมีการส่งเสริมให้บุคลากร ทำในลักษณะที่ว่านี้ ก็เท่ากับว่า องค์กรของเราได้ให้ความสำคัญต่อการจัดการความรู้ และกำลังทำกิจกรรมสำคัญที่เรียกว่า “กิจกรรมเรียนรู้ก่อนการทำงาน (learning before doing)
การจับประเด็นหรือดึงเอาสาระสำคัญออกจากเรื่องเล่า..
จึงเปรียบเสมือนการเตรียมบรรจุสิ่งของลงกระเป๋าใบใหญ่เพื่อเดินทางไปท่องเที่ยวที่ไหนสักแห่ง หากเป็นการไปท่องเที่ยวเราจึงควรรู้ว่าภายในกระเป๋านั้น เราควรบรรจุอะไรบ้าง เช่น ตั๋วโดยสาร หนังสือเดินทาง แผนที่ เอกสารโปรแกรมท่องเที่ยว ใบอนุญาตขับขี่ กล้องถ่ายรูป เครื่องชาร์ตแบตเตอรี่ โทรศัพท์มือถือ เป็นต้น
ขั้นตอนต่อไปนี้ มาจากหนังสือสอนการปฏิบัติ ที่ขายดีชื่อ"Learning to Fly - Practical knowledge management from leading and learning organisations" เขียนโดยChris Collison and Geoff Parcell ผู้เขียนทั้งสองต้องการสื่อและทำอะไรให้ดูง่ายๆ เพียงแค่ช่วยให้ทุกคน ได้ช่วยกันคิด และกำหนดออกมาเป็นประเด็น หรือให้เห็นเป็นโครงสร้างความคิดจากสิ่งที่ได้พบ หรือเห็นหรือเรียนรู้มา เท่านั้นเอง
1. ค้นหาผู้ใช้ความรู้ กล่าวคือต้องทราบแน่ชัดว่าคนหรือหน่วยงานที่จะใช้ความรู้ที่ได้คือใครในปัจจุบัน และอนาคต ทุกครั้งที่เราคิดถึงเรื่องการจัดการความรู้ หรือหาขุมทรัพย์ความรู้ (knowledge asset)
2. ตรวจสอบให้มั่นใจว่า ความรู้ที่ต้องการ คือเรื่องอะไร มีขอบเขตเพียงใด เพราะการค้นหาขุมความรู้ (knowledge asset)นั้น ต้องเป็นไปเพื่อตอบสนองการหาคำตอบบางเรื่องของงานที่ทำ (a specific area of business activity)
3. ค้นหากลุ่มคนที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะทำ การค้นหาหาขุมความรู้ หรือที่มักเรียกว่าชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice)คนกลุ่มนี้ คือคนกลุ่มแรกที่จะเป็นผู้ ให้เปิดเผยองค์ความรู้ที่มี ยังเป็นผู้ที่จะใช้ความรู้โดยตรง และเป็นผู้ที่จะรับผิดชอบต่อเนื่องในการจัดการความรู้
4. ดึง หรืออ้างอิง สิ่งที่จะใช้เป็นฐานคิดเบื้องต้น ในการจัดการให้เกิดเป็นองค์ความรู้ โดยนำมากำหนดเป็นแนวทางกว้างๆ พยายามบอกบริบทที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทราบเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของการค้นหาขุม หรือองค์ความรู้ เช่น มีแนวทางอะไรบ้าง ที่ท่านสามารถดึงความรู้ จากฐานคิดต่างๆที่มีอยู่เหล่านี้ เป็นต้น
5. ตั้งหัวข้อให้ง่ายแก่การพิจารณา โดยในแต่ละหัวข้อ มีตัวอย่างหรือเรื่องราว ที่จะบอกให้ผู้ใช้ความรู้ ได้ทราบถึงประเด็นสำคัญต่างของขุมทรัพย์ความรู้ ที่พบว่า คืออะไร : อาจเริ่มต้นโดย ตั้งคำถาม ดังนี้
" ในการทำเรื่องนี้ คำถามที่ฉันจะต้องถามตัวฉันเอง คืออะไร?"
" ขั้นตอนแต่ละขั้น ที่ฉันจะทำต่อไป คืออะไร?"
ทำหัวข้อข้างต้นให้กระจ่าง ด้วยตัวอย่าง เรื่องเล่าหรือเรื่องราว รูปภาพ ภาพดิจิตอบ ภาพจำลอง คำอ้างอิง คลิปจากสื่อจากโสตทัศนูปกรณ์ เป็นต้น เพื่อให้คนอื่นๆเข้าใจ
6. เชื่อมต่อ เผยแพร่ไปยังบุคคลอื่นๆ ผ่านระบบสารสนเทศ เช่น โฮมเพจ อีเมลส่วนบุคคลในที่ต่างๆ และบรรจุ ชื่อคน ภาพคน ชุมชนนักปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง ซึ่งควรเป็นภาพถ่ายขนาดเล็ก
7. ทบทวนความสมบูรณ์หัวข้อที่ทำ (Validate the Guidelines๗) โดยเปิดโอกาสให้ชุมชนนักปฏิบัติช่วยกันออกความคิดเห็นเพิ่มเติม เช่น อาจตั้งคำถามว่า ประเด็นที่ได้ค้นพบหรือแนวทาง(guidelines)ที่ได้ สะท้อนปัญหา และประสบการณ์ของท่านจริงหรือไม่ และ ท่านมีสิ่งใดที่เพิ่มเติม หรือไม่?"
8. การสะท้อนความคิด (Feedback) เป็นการเปิดโอกาสให้ชุมชนนักปฏิบัติได้ร่วมแสดงความคิดเห็นและสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของ ให้ผู้ใช้องค์ความรู้แสดงความคิดเห็น เพิ่มเติมในข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะ ที่เห็นว่า ยังไม่สมบูรณ์สำหรับพวกเขา โดยคิดถึงหลักเหตุผล ที่ว่าคนใช้องค์ความรู้ ควรเป็นคนสำคัญในการให้ข้อเสนอ ซึ่งพวกเขาเห็นว่าเป็นไปได้มากที่สุดก่อน
จากวิธีการเช่นว่านี้.. หากได้รับการนำไปปฏิบัติอย่างเป็นกระบวนการ ต่อเนื่อง สม่ำเสมอ ย่อมสามารถพัฒนาองค์ความรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานในองค์กรให้เกิดขึ้นได้ ถือเป็นกุญแจสำคัญของการทำงานที่เหนือคู่แข่งขัน และเป็นประโยชน์ในการพัฒนางาน การพยายามค้นหาขุมความรู้ หรือองค์ความรู้ โดยการดึงเรื่องราวจากชุมชนนักปฏิบัติ ทำให้เกิดเอกภาพและเกิดการเรียนรู้การทำงานร่วมกัน และสิ่งที่ได้รับ นอกจาก เราได้เห็นความพยายามของคนในองค์กร ยังส่งผลให้องค์กรได้รับความน่าเชื่อถือ
บุญส่ง เวศยาสิรินทร์ แปล/เรียบเรียงและดัดแปลงจากบทความของ Chris Collison ชื่อ Knowledge Management, Capture KM ; More Than Just to Know-how.
